Reglement

Reglement, info og oppfordringer for Bergstadcupen

1. Vi i Bergstadcupen er opptatt av inkludering og samhold. Derfor er det viktig for oss at alle skal føle seg likeverdige, trygge og velkommen på Bergstadcupen! Dette er ikke oppgave som cupkomiteen alene kan få til, og derfor oppfordrer vi alle lag til å ta en god prat med deltakerne om viktigheten av toleranse ovenfor hverandre og andre. Det er viktig å holde fokus på hvordan vi prater til hverandre, både på og av banen! Får vi til dette sammen så får alle en fin fotballhelg med gode minner!

2. De som har vært på Bergstadcupen tidligere har merket at det er stort fokus på brannvern ved overnattingsstedene. Vi velger å ha strenge regler selv om det krever mye dugnadsressurser for vår del. Vi har fått brannvesenet til å utarbeide en brannvernsplan for oss, som samsvarer med den sikkerheten vi ønsker å tilby våre deltakere.
Dette innbærer at fra 2026 vil vi redusere antallet som blir innkvartert pr. enhet, både for at vi ønsker at dere skal få bedre komfort, og for at en eventuelt evakuering skal foregå på en forsvarlig og trygg måte.  

Vi ønsker at alle som overnatter hos oss skal sove trygt om natten, og komme seg trygge tilbake hjem, og derfor har vi strenge regler for brannvern – vi stiller også med brannvakter 24/7 under helgen i lokaler med mer enn 1 etasje og antall overnattende inntil 39 stk. Vi blir veldig glad for at alle er flinke til å sette seg inn i branninstruksene og samarbeider med brannvaktene så vi kan unngå uønskede hendelser.

3. A-kort er noe alle skal ha som overnatter, uansett om det er barn eller voksen. Dette er for at vi skal ha et korrekt antall på overnattende som vi innrapporterer til brann lokalt og 110-sentralen, og for at vi skal få dekket kostnader ved leie av overnattingssteder.
Vi bruker også antall bestilte A-kort når vi bestiller mat, så for at det skal bli rett antall kuverter er vi avhengig av å ha en korrekt oversikt. 
Vi har etter ønske fra trenere og lagledere lagd et eget A-kort til disse som gir muligheten til og bytte på hvem som spiser med laget. Skal det derimot byttes på hvem som sover med laget, må dette varsles så rett navn står på listen i sekretariatet til en hver tid, da nødetatene skal ha tilgang på dette.

4. Mat er noe vi i Bergstadcupen verdsetter høyt for våre deltakere. Vi ønsker å levere kvalitetsmat og et rikelig utvalg. Vi har fokus på å ivareta trygg servering til allergikere og tilby annen tilpassing ved behov slik at alle skal få god mat. 
Vi har de senere årene sett en negativ trend på matsvinn; dette ønsker vi at alle hjelper til med og få stoppet. Bergstadcupen gir all mat som blir til overs til organisasjonen «En hjelpende hånd Fjellregionen», og da er det trist at så mye mat blir kastet! Vi hadde satt stor pris på om de voksne kan ta en samtale med sine om viktigheten av å ikke kaste for mye – heller forsyne seg flere ganger.      
Et ekstra ord om bordskikk er også greit å legge inn, da vi får mange tilbakemeldinger fra de frivillige som rydder og vasker om at det av og til er fryktelig grisete på og rundt bordene i matsalen. Vi forventer ikke at det skal være strøkent til en hver tid, men for at alle som kommer skal ha det hyggelig under maten er det fint om vi jobber sammen for å holde orden.

5. Hvis det inntreffer negative hendelser under cupen som dere enten observerer eller opplever selv, vær vennlig og meld dette umiddelbart til leder av cupen eller sportslig ansvarlig (tlf nummer finner dere på hjemmesiden vår). Vi har hatt tilfeller der vi noen uker etter cup får vite om hendelser som absolutt burde vært håndtert på plass. Vi ser at vi ikke har vært synlige nok tilstede selv, noe vi har innført tiltak for å rette opp i, og nå trenger vi at dere hjelper oss ved å rapportere inn hendelser snarest mulig så vi slipper å oppleve unødvendige situasjoner på cupen vår.

6. Dersom man mener at et lag bryter aldersregel eller andre brudd som er i strid med reglementet – gi sportslig ansvarlig beskjed umiddelbart, slik at vi får mulighet til å ordne opp med en gang. Noen lag har dispensasjon fra kretsen når det gjelder bruk av overårige spillere; dette har vi ingen myndighet til å overprøve! Det har vært noen tilfeller der vi blir varslet anonymt om dette, og får da dessverre ikke gjort noe for å eventuelt rette opp. Ved henvendelser av denne typen må det oppgis navn og tlf nummer slik at vi får fulgt opp det som meldes på en god måte.

7.  Overnattingsstedene er skoler, barnehager og andre leide lokaler. Her ber vi om at det utvises hensyn til at man er i et lokale som til daglig benyttes av barn, og som vi leier for å kunne tilby våre deltakere en plass og sove under cup. Ta godt vare på lokalene så ting ikke går i stykker, la tegninger o.l. på skoler og barnehager henge der de henger og rydd opp etter dere; vi får henvendelser etter hver cup om ting som er ødelagt eller herjet med – det er fryktelig leit at barna må oppleve at tegninger, skulpturer og malerier de har laget, eller leker de er glad i plutselig er i stykker! Vi leier lokalene som de er, og ønsker å levere de tilbake i samme skikk.
Det er lov å være uheldige for store og små, så hvis noe går i stykker så vær så snill å varsle leder for cupen, så kan vi varsle utleier i forkant som er mye bedre en at de varsler oss.